Votre assistante administrative virtuelle

Le flux administratif est infini.
Votre temps ne l'est pas.

Ellma s'en charge.

Factures, courriers, échéances, prélèvements, convocations, relevés. Le volume de documents ne baisse jamais, mais le temps que vous pouvez y consacrer, si. Ellma lit chaque document dès son arrivée, en extrait l'essentiel, et vous dit exactement quoi faire.

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Ellma
Kanban Trésorerie Planning
DI CO AS
À traiter3
ELEC-PRO 15 sept.
Facture installation électrique — plateau A niveau 3
Fournisseur · Sous-traitance 1 248 €
CABINET D'EXPERTISE 22 sept.
Convocation à examen contradictoire
Courrier officiel —
ORANGE PRO 30 sept.
Relance abonnement téléphonie — ligne principale
Télécom · Administratif 210 €
En cours2
PLOMBERIE SUD 05 sept.
Avoir fournisseur — retour matériel non conforme
Comptabilité · Avoir − 340 €
URSSAF 28 sept.
Notification cotisations trimestrielles — T3 2026
Fiscal · Cotisations 2 840 €
Fait12
EDF PRO 28 août
Facture énergie — période juin/juillet, virement effectué
Fournisseur · Réglé 1 405 €
CABINET LEGAL 15 août
Convention annuelle 2026 — signée et archivée
Juridique · Archivé —
< 1 sSynchronisation
5-10 sAnalyse d'un doc
0Saisie manuelle
24 / 7Toujours à l'écoute
Le constat

Trois problèmes
que tout le monde connaît.

Personne n'aime traiter son courrier administratif. Voici pourquoi.

01

Le fardeau du tri manuel

Renommer, classer, prioriser, distribuer, relancer. Chaque étape chronophage fragmente votre attention des dizaines de fois par jour.

02

Le risque des échéances manquées

Une facture oubliée : des pénalités. Un courrier légal ignoré : un contentieux. Un prélèvement non anticipé : une trésorerie sous tension.

03

La perte d'information

« On l'a payé ou pas ? », « C'était qui déjà ? » Les réponses sont enfouies sous des piles de dossiers, impossibles à extraire rapidement.

La solution

Un coffre pour la mémoire.
Ellma pour l'action.

Deux briques indépendantes, une expérience continue. D'un côté, un coffre-fort documentaire qui conserve tous vos documents intacts, indexés et instantanément accessibles. De l'autre, Ellma : l'IA qui les lit, les comprend et prépare la suite.

Le coffre-fort

La mémoire absolue

Chaque document entrant est stocké, indexé et historisé. Retrouver une pièce datant d'il y a trois ans devient l'affaire d'une seconde.

  • Reconnaissance de texte (OCR) sur l'intégralité du contenu
  • Recherche instantanée multicritères
  • Enrichissement automatique (métadonnées, tags, correspondants)
  • Historique inviolable : aucune modification ne se perd
  • Souveraineté totale : vos données vous appartiennent et sont exportables à volonté
↔ Sync

Ellma

L'assistante proactive

Ellma lit chaque document dès son arrivée, en extrait l'essentiel et génère une tâche prête à être traitée dans votre espace de travail.

  • Analyse instantanée en quelques secondes
  • Tableau de bord personnel (À traiter, En cours, Fait)
  • Visibilité trésorerie projetée sur 90 jours
  • Rappels sur mesure (« à revoir le… »)
  • Attribution automatique au bon collaborateur
  • Apprentissage continu : elle s'adapte à vos corrections
Une seule connexion Les deux briques s'ouvrent via une authentification unique, sans mot de passe à retenir.
Toujours synchro Une modification d'un côté est répercutée de l'autre en moins d'une seconde.
Confidentialité absolue Vos fichiers restent hébergés dans votre environnement. Seul le texte strictement nécessaire à l'analyse est transmis sous chiffrement, sans jamais nourrir l'entraînement d'un modèle public.
L'intelligence en action

Ellma lit, comprend,
et vous guide.

Chaque document scanné ou reçu passe entre les mains d'Ellma. Elle identifie l'émetteur, le montant, l'échéance, la nature de l'action requise et son urgence. Elle attribue ensuite la tâche à la bonne personne.

  • Reconnaissance intelligente de vos interlocuteurs réguliers
  • Extraction précise : montants, dates, échéances, références
  • Classification automatique : factures, courriers, relances, avoirs, documents officiels
  • Mémoire adaptative : corrigez-la une fois, elle s'en souviendra toujours

Exemple d'analyse en 5 secondes →

Ellma
Analyse · 5 sec
📄 Convocation d'expertise — 15 sept.
Analyse Convocation nominative reçue d'un cabinet d'expertise.
Nature : courrier officiel avec réponse attendue
Échéance : 15 sept.
Urgence : élevée
Je suggère la personne : dirigeant
✓ Ok, à toi
Fait. La tâche est dans son tableau avec un rappel automatique 10 jours avant pour préparer.
Fonctionnalités

Une solution complète,
dans une seule interface.

Recevoir, comprendre, trier, agir, suivre. Maîtrisez tout le cycle de vie d'un document sans jamais avoir à copier-coller entre différents outils.

Multi-canal

Scanner, e-mail transféré, dossier surveillé ou dépôt manuel. Quatre portes d'entrée, un seul flux de traitement.

Zéro saisie

Ellma extrait d'elle-même l'émetteur, le montant, la date et l'échéance.

Espaces personnalisés

Chaque collaborateur gère ses tâches via un tableau Kanban clair (À faire, En cours, Terminé).

Trésorerie sous contrôle

Anticipez vos sorties à venir sur plusieurs semaines. Fini les mauvaises surprises.

Rappels sur mesure

Programmez une date de révision, la tâche remontera automatiquement le jour J.

Recherche globale

Une clause, une référence, un montant ? Si c'est dans vos documents, vous le trouverez.

Collaboration fluide

Attributions, transferts, notes internes. Chaque action est tracée.

Séparation pro / perso

Deux environnements hermétiques pour ne jamais mélanger vos affaires.

Gestion des litiges

Un espace dédié pour les dossiers bloqués ou contestés, avec historique complet.

Une conversation avec Ellma

« Quels règlements sous 30 jours ? », « Assigne celle-ci à Marie » : elle vous répond, propose, vous validez d'un clic.

Pour qui

À chaque métier,
sa vue.

D

Direction

Voir clair, décider vite
  • Vue d'ensemble sur les dossiers en cours
  • Identification immédiate des urgences et des retards
  • Suivi de la répartition de la charge de travail dans l'équipe
F

Finance & compta

Rien ne passe entre les mailles
  • Échéancier précis et ordonné
  • Distinction claire entre paiements manuels et prélèvements
  • Exports simplifiés vers votre logiciel comptable, sans ressaisie
A

Assistant.e

La sérénité au quotidien
  • Un tableau de bord clair chaque matin, avec les dossiers prêts à traiter
  • Un espace de notes intégré à chaque document
  • Une IA qui apprend de vos habitudes pour vous faire gagner toujours plus de temps
Bénéfices concrets

Ce qui change,
concrètement.

Ellma ne remplace personne. Elle libère vos équipes des tâches à faible valeur ajoutée pour qu'elles se concentrent sur leur cœur de métier.

Pour la direction

Le tri matinal disparaît. Les documents arrivent déjà qualifiés, priorisés et attribués. Le temps perdu en classement redevient du temps de décision.

Pour la comptabilité

Les factures sont nommées, classées et affectées à la bonne entité. L'export vers l'outil comptable se fait sans erreur. Fini l'angoisse de la clôture mensuelle.

Pour la trésorerie

La visibilité passe d'une échelle de jours à une échelle de semaines. Les tensions s'anticipent et se gèrent sereinement.

Positionnement

Ellma trouve
sa place.

Nous ne remplaçons pas votre compta. Nous ne sommes pas une GED nue. Nous nous occupons de tout ce qui arrive avant, pour que rien ne dérape.

Dext · Pennylane · iPaidThat
Ce qu'ils font
Compta et factures
Ce qu'Ellma ajoute
Le reste du courrier — contrats, convocations, avoirs, officiels — avec l'action à faire.
Zeendoc
Ce qu'il fait
GED & workflow d'approbation
Ce qu'Ellma ajoute
L'IA qui lit le document et prépare la tâche à votre place.
Paperless-ngx nu
Ce qu'il fait
Coffre-fort documentaire
Ce qu'Ellma ajoute
Ce qu'il faut faire avec chaque document — pour qui, quand.
Sécurité & conformité

Vos données.
Vos règles.

La sécurité n'est pas une option. Ellma garantit une confidentialité absolue et une conformité totale aux exigences RGPD.

Connexion sans mot de passe

Un lien envoyé sur votre e-mail professionnel suffit à ouvrir la session.

Documents hébergés chez vous

Les fichiers restent dans votre environnement. Seul le texte utile à l'analyse est transmis, sous chiffrement.

Journal d'audit

Qui a fait quoi, quand. Traçable, consultable, exportable pour vos contrôles.

Sauvegardes automatiques

Copies quotidiennes de vos fichiers et de vos tâches. Récupération possible à tout moment.

Tarifs

Deux modes d'hébergement.
Un seul produit.

Choisissez le cloud pour la simplicité, ou l'installation locale pour la souveraineté totale. Aucune formule mutualisée, jamais.

Cloud

VPS dédié

Votre instance Ellma tourne sur un serveur privé, jamais partagé avec un autre client. Zéro maintenance de votre côté.

  • Solo
    1 utilisateur · 100 docs/mois
    49 € HT / mois
  • Team
    Jusqu'à 10 utilisateurs · 500 docs/mois
    129 € HT / mois
  • Business
    Jusqu'à 25 utilisateurs · 2 000 docs/mois
    289 € HT / mois
  • Enterprise
    Plus de 25 utilisateurs · illimité
    Sur devis

Frais d'activation unique : 390 € HT (offerts dès la formule Team). Résiliation à tout moment, préavis 30 jours.

On-prem

NAS préparamétré

Un boîtier NAS préconfiguré est livré chez vous. Vos données ne quittent jamais vos murs.

Location — aucun engagement matériel
  • Compact
    NAS 2 baies · 1 à 3 utilisateurs
    129 € HT / mois
  • Pro
    NAS 4 baies · 3 à 10 utilisateurs
    219 € HT / mois
  • Business
    NAS 6 baies · 10 à 25 utilisateurs
    379 € HT / mois
Achat — matériel et licence à vous
  • Setup
    Matériel, livraison, installation à distance
    à partir de 1 990 € HT
  • Licence & support
    Annuel, mises à jour continues incluses
    990 € HT / an

L'achat devient plus rentable que la location dès la 2ᵉ année (formule Compact).

Inclus dans toutes les formules

  • Instance Paperless-ngx + Ellma préconfigurée et maintenue
  • Analyse IA Claude Sonnet dans le quota de documents
  • Authentification OTP par e-mail (Cloudflare Access)
  • Sauvegardes automatiques quotidiennes
  • Mises à jour continues de la plateforme
  • Support technique par e-mail (réponse sous 48 h ouvrées)
  • Migration depuis votre outil actuel (Zeendoc, Paperless nu, dossiers PDF)
Demander un devis Réserver une démo (15 min)
Questions fréquentes

Vous vous demandez
si c'est pour vous.

Les questions qu'on nous pose le plus souvent, et une adresse pour en poser d'autres.

C'est pour quel type d'entreprise ?

Toute organisation — TPE, PME, cabinet, association, structure multi-sites — qui gère un flux régulier de factures, courriers, relances ou documents officiels. Dès que l'administratif devient une corvée, Ellma prend le relais.

Combien de temps pour installer Ellma ?

Formule Cloud : 24 h à 48 h après signature. Formule On-prem : sous 5 jours ouvrés (préparation, expédition du NAS, installation à distance).

Faut-il changer d'outils comptables ?

Non. Ellma se positionne en amont de votre compta. Elle prépare les documents et pousse l'essentiel vers votre outil comptable existant (Sage, Cegid, EBP, Pennylane…) via export.

Que se passe-t-il si Ellma se trompe sur un document ?

Vous corrigez d'un clic. Ellma retient la correction et applique la nouvelle règle à tous les documents similaires suivants.

Nos données quittent-elles nos murs ?

Formule On-prem : jamais. Formule Cloud : les fichiers sont stockés sur un VPS dédié en Europe ; seul le texte utile à l'analyse transite par l'API Claude, sous chiffrement, sans jamais servir à entraîner un modèle public.

Peut-on résilier facilement ?

Formule Cloud : oui, préavis 30 jours. Formule On-prem location : préavis 90 jours, restitution du NAS. Formule On-prem achat : vous êtes propriétaire, la licence annuelle est simplement non renouvelée.

Et si le moteur d'Ellma devient indisponible ?

La brique d'analyse est isolée du reste du système. Elle peut basculer sur un autre moteur — fournisseur alternatif, hébergement européen, modèle local — sans toucher au coffre documentaire ni à votre tableau de tâches. L'intelligence est remplaçable ; l'outil, non.

Une question qui n'est pas ici ?

Envoyez-nous un mail avec votre contexte, on vous répond sous 48h.

Écrire à l'équipe

Du chaos
au contrôle.

Une démonstration de 15 minutes suffit pour comprendre. Pas de carte bancaire, aucun engagement.

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